旅行代理店・留学エージェント向け 留学管理システム開発｜手続き工数65%削減

旅行代理店・留学エージェント必見
留学管理システム開発
作業時間を６５％削減

人手不足時代だから
システム化で解消。
月間処理数+75%増へ

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留学管理システム、留学受付システムの開発について解説します。短期留学の需要急増で「手続き工数の増大・管理の属人化」に悩む旅行代理店・留学エージェントさま必見です。留学管理システムを導入することで、1件あたりの手続き工数が平均65%削減、月間申込処理数が+75%増える事例があるんです。問い合わせ受付〜留学手続きステータス管理〜クレジット課金まで一元管理できるシステムについて、知りたいと思いませんか？

「クレジット入金や、リコンファメーション、手続きステータスをweb化したい」
「LINEでのやりとりは急かされるし、自動化したい」

留学管理システムによって、消費者が得られる体験は、そんなに長い時間ではありません。しかし、旅行代理店・留学エージェントさまにとっては、大きな体験です。なぜなら、システムによる自動化が、業務時間を圧縮してくれるし、売上拡大のチャンスに紐づくからです。短期留学の場合、リピート顧客もいらっしゃいます。急増する留学志望者を、自社のファンにできる仕組み作り、やっていきませんか？

しかし、留学管理システムって、近年の需要増にあわせては作られていないんですよね。カスタマイズ開発していく必要があります。「え～時間かかるんじゃないの？」とお思いかもですが、クロトなら、だいじょうぶ。テーブルオーダーシステムですら、わずか、３か月で実装しています。

この記事では、留学管理システムの概要/必要性、機能や、クロトが提供する開発サービスの特徴、導入事例、よくある質問まで、詳しくご紹介します。

旅行代理店・留学エージェントが今、システム化を迫られている理由

ここ数年で、短期留学・語学留学の需要は急速に回復・拡大しています。

コロナ禍での停滞を経て、「早期に海外経験を積みたい」という学生や社会人の層が増え、特に数週間〜数か月の短期プログラムへの問い合わせが急増しています。

需要の増加はビジネスチャンスです。

しかし、多くの旅行代理店・留学エージェントの現場では、その恩恵を十分に享受できていません。その最大の原因は、顧客管理・手続き管理の仕組みが、需要の増加スピードに追いついていないことです。

これは、致命的な、機会損失です。

「問い合わせはメール。申込書は紙かPDF。スケジュール管理はExcel。お客様へのご連絡は都度メールか電話。入金確認は通帳やネットバンキングを手動で照合」

こんな状態で運営されている事業者はまだ多く、担当者1名が月20件前後の申込を処理するのが限界という声をよく耳にします。

このページでは、旅行代理店・留学エージェント向けに特化した留学受付・管理システムの開発について、導入効果・機能・事例・費用感をまとめているので、参考にしてください。

「今の体制のままでは事業を伸ばせない」とお感じの方は、ぜひ最後までご覧ください。

現場が直面している3つの課題

留学管理システムの導入を検討されている企業様、エージェント様から、うかがった課題です。

「課題①　短期留学の増加で、手続き工数が急増している」
短期留学は、長期留学と比べて1件あたりの単価は低いにもかかわらず、手続きのステップ数は大きく変わりません。

資料送付・留学先との調整・航空券手配・学費振込確認・ビザ関連書類の案内 etc etc

これらを1件ずつ手作業でこなしていると、月の申込件数が増えるほど担当者の負荷は線形以上に増大します。

繁忙期に「処理が追いつかない」「担当者が休めない」「対応ミスが増える」という状況は、業務効率の問題であるだけでなく、顧客体験の品質低下・機会損失にも直結します。


「課題②　手続きの進捗状況が、担当者の頭の中にしかない」
留学の申込から出発までには、複数の手続きが順序立てて発生します。

しかしその進捗が個人のメール受信箱やExcelファイルで管理されている場合、「いま誰がどの段階か」「期限はいつか」「誰がフォローすべきか」が担当者以外にはわかりません。

これが引き起こすのは、業務の属人化・引き継ぎのコスト・ミスや漏れのリスクです。担当者が急病で休んだとき、チームで対応できない組織は少なくありません。


「課題③　課金がアナログで、資金回収に時間がかかる」
銀行振込のみの対応では、ユーザーも「やっぱ、やめます」って言いやすくなります。

入金確認の手間が発生するだけでなく、顧客側も「わざわざ振り込む」という心理的ハードルが生まれます。

クレジットカード払いやオンライン決済に対応していない事業者は、申込の最終確定率（コンバージョン率）が低下するリスクを抱えています。また、領収書の発行もメールや郵送で手動対応しているケースが多く、これも工数の無駄です。

クロトの留学管理、留学受付システムで実現できること 機能概要

クロトが留学受付・管理システムは、問い合わせの受付から課金・マイページ管理まで、一つのシステムで完結できるよう設計します。

以下に主な機能を紹介します。導入機能によって、開発予算も変わってきます！

問い合わせ・資料請求・留学申込のDB一元管理
Webサイト上の「お問い合わせフォーム」「資料請求フォーム」「留学申込フォーム」のすべての送信データを、データベースに自動登録します。

Excelへの転記作業は不要になり、入力ミス・転記漏れのリスクをゼロにできます。

管理画面では、フォーム種別・申込日・担当者・ステータスなどで絞り込み検索が可能。顧客ごとの履歴もワンクリックで確認できます。


手続きステータスの自動管理と期限設定
申込受付後、「資料送付」「留学手続き」「航空券の購入」「学費振込」といった各手続きのステータスを管理します。
各ステータスに対して予定日・期限を自動で設定し、期限が近づくとシステムがアラートを出します。

これにより「対応を忘れていた」「締め切りを見落とした」といった事故を未然に防ぎます。進捗は管理画面で一覧表示されるため、チーム全員がリアルタイムで状況を把握できます。

タスク表示と定形メール・電話対応の連動
各手続きのステータスに応じて、担当者に「今やるべきタスク」を自動表示します。

たとえば「航空券購入の期限3日前」になれば、タスク一覧に表示が出て、定形メールの送信ボタンも表示されます。

定形メールはテンプレートとして登録しておき、ボタン一つで申込者へ送信可能。電話連絡が必要な場合も「○○さんに電話確認」というタスクとして表示されるため、対応漏れが起きません。


クレジット課金との連携・課金管理
申込者のマイページからクレジットカードで学費・手数料の支払いができる仕組みを実装します。
Stripe・PAY.JP・GMOペイメントゲートウェイなど主要決済サービスとの連携実績があります。

課金情報は申込データと紐づいて管理されるため、「誰がいつ何円支払ったか」を管理画面で即確認。
入金確認の手間がなくなり、領収書もマイページからPDFでダウンロードできます。


デザインカスタマイズ対応
UIの色・フォント・レイアウトはすべて自社ブランドに合わせてカスタマイズ可能です。
既存のWebサイトやシステムにシームレスに組み込めるよう設計します。


レスポンシブデザイン・スマートフォン対応
PCだけでなく、スマートフォン・タブレットからも快適に利用できるレスポンシブデザインで実装します。外出先でのユーザー利用も考慮した設計です。
そのため、タブレットからの利用もバッチリ。実際に、宿泊施設様では、お客様向けに、タブレットを使って、観光スポットのご紹介もされていました。


申込者マイページ：ステータス確認・領収書発行・タスク管理
留学申込者は専用のマイページにログインし、自分の手続き状況をいつでも確認できます。

「今、自分の手続きはどの段階か」「次に何をすればよいか」が明確になるため、申込者からの進捗確認の問い合わせ電話・メール・LINEが大幅に減少します。

領収書はマイページからPDF発行が可能なため、「領収書を再発行してほしい」という問い合わせ対応コストもゼロになります。



留学受付・管理システムは、表示の速度を上げた方がいいこと、そして、セキュリティを配慮すべきです。それゆえ、AWSやGCPなどのクラウドサーバがおすすめです。コストを抑えて運用もできるのです。御社の要望に沿って、インフラ環境の調整が可能なように設計されています。

留学受付・管理システムは、基本的には、企業ごとにカスタマイズして、ご提供しています。そのため、ブランディングのために、フロント画面に企業ロゴやサービスロゴの配置も可能です。

クロト側で、サーバを取得して、その環境にシステムを設置しての提供も可能です。サーバや、インフラの手配は苦手、よくわからない！といったケースでも、対応は可能。御社で、専門のITに詳しい人材などを確保する必要もありません。オペレーションをする方がいれば、問題ありません。システムの運用保守をアウトソーシングしていただくことも可能です。

株式会社クロトは、デジタルマーケティング支援で、約20年。こういったシステムだけでなく、マーケティング施策もご提案できます。ネット広告、SNS、コンテンツマーケティング、そして、システム開発、インフラ設計を一気通貫で支援します。広告だけではなく、LLMO（AI検索対策）を意識してのPR、サイテーション施策も運用・代行できます。アクセス解析だって、タグ設定、広告計測用のタグ設置なども、ご支援できます。だから、クロトは、実務の実現に向けて、着実に進められますし、任せて安心なんです。作って終わらないんです。

そのサービスの一貫性、スピードから、クロトは９０％以上のお客様にリピートでご依頼いただけています。
継続的かつ着実な運用がミソ。
多くのお客様と一緒に、ネットの展開をともに、行えて来ています。

これまで、資料請求フォーム、ステップ型メールフォーム、ホワイトペーパー施策、アニメ動画、診断コンテンツ、見積もりシミュレーション、自動見積り、ショート動画、Tiktok用動画などのコンテンツ施策もご提供してきました。

システムにおいては、CRMや在庫管理システム、代理店管理システム、業務システム開発、ECサイト制作、Googleのmap API 活用 やランキングサイトCMSや Google ビジネスプロフィール 地図検索システム、多店舗管理システム、会員サイト制作、予約システム開発、クラウドサーバ構築 や VPSサーバ、共有サーバなどのインフラ構築、運用、設計なども、開発・運用しております。


留学受付・管理システムは、作業工数削減率にして約65%。システム未導入の状態では、留学1件あたりの対応工数は平均で約3時間かかるとされています。留学受付システムを導入してステータス管理・自動メール・オンライン課金が整うと、この工数は約1時間以下に短縮できるのがいいところ。

クロトでは、要件の整理からUIの提案、開発・運用まで一貫してサポートします。約20年・年間数千ページの開発実績をもとに、御社に最適なシステムを一緒に実装していきます。

留学受付・管理システムのご依頼、ご相談は、無料で利用できる、お問い合わせフォームより、お願いします。

御社のサービス、商材、URL、要望、導入目的、ご予算、希望納期、オンラインでのMTG希望など、具体的な情報を記載のうえ、ご送付ください。明文化が難しい場合は、オンラインMTGでのすり合わせも可能です。お問い合わせフォームよりお問い合わせいただければ、１～２営業日程度で、ご返信できると思います。

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留学管理システム 開発 サービス概要

留学管理システムの開発・構築におけるサービス概要をご紹介します。

留学管理システムの開発においては、テスト環境・本番環境の2環境をご用意します。テスト確認できるようにするためです。

PHP、mysqlをベースに開発を実施していきます。そのため、これが動く環境が必要です。アクセス数が多くなりそうな場合は、事前にご相談ください。

フロントは、javascriptベースでの開発、構築も可能です。

システム・サイトのデザインもカスタマイズ可能です。御社のブランドカラーなどを活かしたい場合、教えてください。

納品物としては、プログラムファイル、画像ファイルをご提供しております。サーバに設定してのご納品となります。

以下では、過去に留学管理システム、短期留学の業務管理システムの開発・構築の中で実施してきたことや、あわせてご提供可能なサービスなどもご紹介します。

• 仕様設計
• ワイヤーフレーム作成
• サーバ設定
• ドメイン設定
• SPFレコード、DMARCレコード設定
• テスト
• webデザイン
• Googleマップの初期設定
• Googleマップ API 初期設定
• SNS連携
• クレジット決済機能連携
• 課金ステータス確認機能
• 留学保険連携
• 独自機能の追加、カスタマイズ
• 検証環境の構築
• AIチャットボット
• 定期的な運用、プログラム保守
• システム保守
• システム利用トレーニング
• マニュアル作成
• HTMLメール作成
• LINE連携（ソーシャルログイン）

など

留学管理システムは、PHPや、webサーバ、mysqlなど、各種ソフトやインフラを活用します。そのため、オープンソースのPHPやmysqlなどは、セキュリティアップデートをしていく必要があります。ソースの修正を行うことで、脆弱性の穴を埋めることも必要になっていきます。常に、新しく！することがセキュリティの基本です。

そのため、システム保守の導入を推奨しております。

また、管理画面は、VPN経由で、社内のIPアドレス経由でしか使わないようにするなどの設定も可能です。

【その他】
webデザインや、キャラクタ制作も対応しています！多くの企業様で活用いただいています。
サーバの代行取得、ドメインの代行取得、追加機能もお気軽にご相談ください。

※ポータルサイトのような予約システムを開発したい。延べ1万店舗が導入した予約システムのプロが導入支援！
※イベントページ制作やPR、イベントの動画撮影なども運用代行可能！！
※予約システム付きホームページのパッケージもご用意！
※離脱防止のポップアップバナーツール で、ネット広告の最適化

ご相談は無料です。お問い合わせフォームなどからご相談ください。

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留学管理システム 導入の流れ 費用感

【主な導入の流れ、ヒアリング事項】
　1.実施したい内容、利用目的、利用形態、インフラ環境などを教えてください
　2.環境や、決済の方法、業務範囲などをご相談させてください
　3.実施方法を検討して、ご提案、お見積もり
　4.御契約
　5.仕様策定、画面構成作成や、デザインの策定、実装

スケジュール的には、ご契約＆仕様の決定から2-4か月程度～というのが導入期間の一般的なスケジュール感です。

とはいえ、スケジュールは、開発内容やリソース、予算にも依存します。そのため、内容が固まりましたら、別途詳細スケジュール立てさせていただきます。

料金は、御社の仕様に合わせて開発するため、都度のお見積りとなります。

なお、費用に影響する要素としては、以下がございます。

1. サーバ、インフラ環境
2. 担当範囲、システムの内容
3. カスタマイズの範囲
4. 既存システムとの連携の有無
5. サポート体制（導入後のトレーニング、運用支援、システム保守など）

詳細はお問い合わせください。

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留学管理システム 導入事例

留学管理システムの導入事例をご紹介します。ひとつのケースとして、ご認識ください。

【事例1】国内旅行代理店D社｜（従業員45名・年商8億円規模）

[課題]

• 国内旅行を主力事業としてきたD社
• 数年前から海外短期留学の取り扱いを開始したが、留学部門の担当者2名がExcelと個人メールでの管理に限界を感じていた。
• 繁忙期には1人あたり月25件超の申込が発生し、「どの案件がどこまで進んでいるかわからなくなる」「対応漏れで顧客からクレームが入った」という事態が複数回発生。

[導入施策]

• Webフォームからの申込受付・ステータス管理・定形メール自動送信・オンライン課金を一元化した留学管理システムを開発。
• 申込者向けのマイページも実装し、進捗確認・領収書発行をセルフサービス化

[導入後の効果]

• 1件あたりの手続き工数が約3時間→1時間以下に削減（▲65%）
• 担当者2名で対応できる月間申込件数が50件→85件に増加
• 顧客からの進捗確認の電話・メールが月平均60件→12件に激減
• 対応漏れ起因のクレームがゼロに
• クレジット決済の導入により、申込の最終確定率が+12ポイント向上

[担当者の感想]
ネットで、クレジット課金できるようになったのが大きいですね。ステータス管理とセットなので、漏れがなくなりましたし、消込みがスムーズ。管理がラクになりました。



【事例2】独立系留学エージェントG社｜（従業員18名・年商6億円規模）

[課題]

• 英語圏・アジア圏への短期留学を専門とするG社。
• 少数精鋭の体制で高品質なサポートを強みにしてきた
• しかし取り扱い件数の増加に伴い「担当者が変わると案件の引き継ぎに時間がかかる」「メール管理だけでは課金状況の把握が難しい」という問題が表面化
• 人を採用しようとしたが、なかなか応募がなく、人材紹介だと高額な費用で、別の施策を検討していた。

[導入施策]

• 問い合わせ・資料請求・留学申込の3つのフォームをすべてデータベースに統合。
• 各案件のステータスと担当者をシステムで管理し、タスクの割り当てと定形メールの送信を自動化。
• 申込者マイページから学費のクレジット支払いと領収書発行ができる仕組みも構築。
• 留学後のアンケートシステムも導入。

[導入後の効果]

• 担当者交代時の引き継ぎ工数が2時間→15分以下に短縮
• 月間申込処理数が18件→32件に増加（+78%）、人員追加なし
• クレジット決済対応により、申込から入金完了までの平均日数が8日→1日に短縮
• 売上は前年比約140%に拡大（外部要因含む）
• 「対応が丁寧でわかりやすい」という顧客アンケートの評価が、スタッフのモチベーションを向上

[担当者コメント]
採用費用が高くて、システム化を意識しました。いずれバイト採用か外注を増やしますが、高スキルでなくてもいいので、人件費高騰につながらないのがいいっすね。


ユーザー側のマイページは、レスポンシブデザインでスマホ対応を実現。
また、開発後も、保守、サポートを実施中。
セキュリティ対策も配慮！！

ご相談は無料です。お問い合わせフォームなどからご相談ください。

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導入で変わる数字：工数削減と売上増加の試算

留学受付システムを導入することで、どれだけ業務効率と事業規模が変わるか。業界の一般的な水準や、事例をもとにした参考試算を紹介します。

手続き工数の削減：1件あたり3時間→約1時間

システム未導入の状態では、留学1件あたりの対応工数は、問い合わせ対応・転記・メール作成・入金確認・電話フォローなどで、平均約3時間。
留学受付システムを導入してステータス管理・自動メール・オンライン課金が整うと、この工数は約1時間以下に短縮できます。
約65%の削減です。

担当者1人が月20件を処理する場合、削減される工数は「（3時間−1時間）× 20件 ＝ 月40時間」。これは週1日以上の業務時間に相当します。

月間申込処理数の増加：20件→35件（+75%）

削減された40時間を新規対応に充当すると、同じ担当者1名で月35件前後の申込を処理できるようになります。
増加率は約75%。単純計算で、同じ人件費で取り扱える申込数が1.75倍になる計算です。

年間で見ると、月15件の増加 × 12か月 ＝ 年間180件の追加処理が可能になります。
1件あたりの平均単価を仮に15万円とすると、年間で約2,700万円の売上増加ポテンシャルが生まれます！
＊あくまで参考試算ですが、規模感のイメージとしてご参照ください。

問い合わせ→申込の転換率改善：+10〜15pt

申込者マイページで手続き進捗を可視化することで、申込後の「不安による離脱」が減少します。
無駄な問い合わせも減少します。

また、クレジット課金への対応により「銀行振込が面倒」という理由での申込離脱も防げます。
業界水準では、これらの施策により問い合わせから申込への転換率が10〜15ポイント改善するケースが多く見られます。


無料相談実施中。詳細はお問い合わせください。

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留学管理システム開発 よくある質問

留学管理システム開発などで、よくある質問 をまとめました

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クロトが提供中の旅行関連のシステム

留学管理システムと組み合わせて活用できる、クロトの関連サービスをご紹介します。

1. 予約システム開発｜予約管理システムのプロに聞く
2. 有料会員サイト開発｜サブスク課金でビジネスモデル強化
3. 決済システム構築｜クレジット、ペイパル、銀行引き落とし
4. 業務システム開発
5. 動画連動も！webカタログ・カタログシステム開発
6. 多言語サイト制作｜英語版ホームページ制作でインバウンド促進
7. YouTubeショート動画制作｜TikTok・インスタにも利用可能

詳細はお問い合わせください。

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旅行関連のシステム開発 事例 実績 導入事例

留学管理システムや旅行管理システム、旅行手続き業務システムなど、過去に行った旅行に関するシステム開発の事例、実績、導入事例についてご紹介します。

• 都内 旅行代理店 留学管理、業務管理システム
• 留学エージェント向け 業務管理システム
• 東京都 旅行代理店 店舗検索システム
• 福岡県 留学紹介企業 店舗検索システム
• 福岡県 語学留学 マイページ機能
• 東京都 旅行代理店 多言語化システム
• 自治体 観光案内情報 CMS
• 自治体 スタンプラリーシステム
• 東京都 私鉄 時刻表ウィジェット
• 神奈川県 私鉄 多言語版 時刻表 表示システム
• 神奈川県 ハザードマップシステム
• 留学エージェント メール配信システム
• 北海道 旅行代理店 業務管理システム
• 宮城県 旅行代理店 営業管理システム
• ホテル 会員システム
• 宿泊施設 予約システム
• 広告代理店 予約管理システム

など