2021.02.15
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業務システムは、デジタルトランスフォーメーション（DX）が叫ばれる世の中で、とても重要なシステムです。なぜなら、業務システムを開発することで、いろいろな改善がされるからです。
業務システムを開発するメリットは、主に以下になります。
といった、4つのことがあります。
たとえば、業務の簡易化、単純化によって発生するメリットは、俗人化が防げて、人件費の低い人にも業務をお願いできるようになります。これは、コスト削減のメリットだけではなく、生産性の向上にもつながります。
具体例で解説します。見積もり作成システムを作ります。これによって、売れる営業マンに、見積もりの作成をさせる時間を削減できるとしましょう。そうすると、月間で、10時間ほど、時間削減になったとします。そうなると、約1日分、営業に注力できます。かかっていたコストが削減され、逆に、営業機会が増えるので、売上があがる可能性が出てきます。そして、これは１人分の人件費で考えると、そんなに大きくないと感じるかもしれませんが、人数が増えれば、比例して、その効果が出てきます。
また、業務内容の可視化。これも俗人化を防げます。また、業務内容を可視化することで、実は無駄なコストが発生していた！というのも発見できます。たとえば、印刷代などのわずか20円などのコストでも、累積すれば、膨大なコストになります。そういった業務の削減につながる可能性も大いにあります。
業務システムを開発すると、人間が行う作業が減少するため、ミスも軽減されます。仕事の精度があがるため、無駄なやりとり、無駄な時間が減少します。ミスが軽減される理由の一例として、お知らせが自動がされる、などがあります。情報をまとめて記載しても、誰かに共有しないと、意味が無かったりします。しかし、情報のまとめと、伝達行為は、別々だったりしますよね。業務システムなどであれば、情報をシステム内でまとめると、自動的に、お知らせなどが、メールで関係者に飛ぶようになったりするため、効率的ですし、情報伝達の漏れがなくなります。こういった機能でも、俗人化を軽減することが可能になってきます。
このように業務システムにはメリットがたくさんあるとわかっていても、なかなか業務システムの開発に入れないケースがあります。というのも、課題から、業務システムの開発に、一直線で、発想を転換させるのは難しいからです。
私たち株式会社クロトでは、そういったふわっとした課題から、お話を聞いたり、業務の背景をたどっていくことで、それに適した業務システムのご提案が可能です。何が最適なソリューションなのか？という点を考えて、ご提案をしていくので、場合によっては、業務の調査などで費用が発生するケースもありますが、そこをまとめていくことで、本来すべき改善点やシステム化できるものが見えてきます。
そもそも、業務システムといっても、さまざまです。RPAツールで、エクセルでのレポート作成作業を効率化する！というのも1つの方法です。しかし、RPAツールが使いこなせないから、結果的に、数年間、自動化が進まないというケースも、さまざまな現場で見てきています。RPAのコンサルタントをいれて、導入結果をあげた！という話も聞きますが、結局、本質的な改善がされていないために、別のレポートを作るときには、また、RPAのコンサルタントをいれて、データの取得から開発しなおさないといけない、、というケースもあります。
クロトでは、課題に対して、こういったものがどうか？そのメリット、デメリットは何か？という点を洗い出しながら、業務システムを開発していきます。
業務システムを開発するうえで、運用にあわせて、システムを開発するか、開発された内容にあわせて運用を見直すか。この大きなポイントがあります。運用にあわせて、システムを開発すると、費用がかかるので、おすすめはしていません。むしろ、運用上、効率化がはかれたり、利便性が高まるところを、システム化する、という考え方の方が、コストメリットは大きいと思われます。
インボイス対応の請求書発行システムなどは、クラウドサービスなどで各社提供されていると思いますし、そういったクラウドツールを導入した方が速く、コストも安いというケースも多いです。しかし、自社の在庫情報を検索したり、そのデータを毎日入れ替えたり、フォーマットをエンコードしたりするような作業は、クラウドツールでは、存在しないので、こういったものは開発していくといいと思います。エクセルのマクロなどを開発するケースも同様ですが、昨今は、リモートワークなども考慮が必要です。そうなると、webを活用した、業務システムの方が、利便性が高まります。
現在の業務システムは、多くはwebを活用するシステムにしています。これは、非対面、非接触を意識して、すばやく効率的に業務を行えるようにするためです。そのため、セキュリティを意識して、VPNの導入などを推奨したり、認証システムを活用したりしています。業務システムは、多くの個人情報を扱うケースもあるため、こういったセキュリティ配慮も大切になります。
ただ、業務システムの開発はお金がかかる！というケースも多いです。中小企業ではなかなか難しい！というケースもあるため、まずは、webを活用しての業務システムをおすすめしたり、既存のシステムソリューションをご提案するケースもあります。もちろん、高額なクラウドシステムもありますが、業務の可視化を目的とするのであれば、グループウェアなどの導入から始めるのも1つの方法だと思っています。マニュアル化を考えれば、社内wikiなどの導入といったことも可能で、非常に安い料金の投資で、導入を進めることも可能です。クロトは、御社の業務システムの改善に、あらゆる方法で、サポートさせていただきます。PHPや、JAVAでのプログラム開発だけではなく、GASなどのライトなプログラムや、エクセルのVBなど、御社にとって、プラスになる方向での、業務システム開発を目指しております。もちろん、結果的に、webシステムの方がお得で、パッケージ的な仕組みを使うことで、オペレーションがまわりやすくなることもあります。このあたりは、ヒアリングなどをさせてください。システム開発の知見だけでなく、運用知見があるからできるご提言です。クロトは、15年以上、webシステムに携わってきたので、現在も、多くのwebシステムや、ITツールを触ってきています。テレワークの導入支援なども行っております。こういった知見から、御社の業務システム開発、運用をサポートさせていただきます。15年以上、システム開発などを行って、さまざまな企業の業務システムを開発、導入してきました。クロトは、事業主様向けに、業務システムの開発や運用で、サービスの安定化、さまざまな企業様向けの業務効率化を図ってきました。業務システムの開発で、本来稼働できない時間でも、稼働できるような状況を作れたり、状況監視ができたりできた！とお喜びの声もいただきました。オリジナルでの業務システム開発もそうですが、汎用的なシステムの導入などもご支援させていただいております。仕組化には、ドキュメントの用意なども重要です。多くの企業様や、メディアに導入の際、そういったドキュメントの提供もさせていただき、業務システムの普及・活用にも役立てていただいております。また、ワークショップなども開催して、社内での業務システム利用の促進にも貢献できておりました。
業務システムの開発は、社員というステークスホルダーのためだけではありません。会社という法人をより成長させる機会を作るものです。デジタル化について、まずは軽くでも取り組みたい！とお考えのご担当者様、ぜひ1度クロトにご相談ください。お問合せフォームから、実施内容や、やりたいこと、現状について、今後のやりたいことなどを教えてください。お見積もり、ご相談は無料です。コミュニケーションしながら、御社にとって良い答えを一緒に見つけていきましょう！
などこのほかにも、他サイトチェックツールや、社内のFAQシステムや、社内の資料検索など、業務システム は、数多くあります。業務システム の場合、マニュアルなどが必要なことも多いので、マニュアルを管理するシステムや、社内で、マニュアルを作って管理するシステムなどもあります。自社にとって、どんなシステムがあるとよいか、検討する際の材料にしてください。基本的には、業務システムをどう活用するか？という視点で考えつつ、改善工夫できる範囲が何かを明確にしていくといいかと思われます。
業務システム 開発 の よくある質問 をまとめました。
など
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