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確定申告ヒアリングを50%効率化|税理士業務改善アプリ

作成日 26/4/17 更新日 26/3/30

確定申告ヒアリングを50%効率化
税理士業務改善アプリ

初回面談時間50%削減
確定申告時期の残業時間30%削減へ
顧客アンケートで「準備内容が明確」と称賛


確定申告ヒアリングを50%効率化|税理士業務改善アプリ確定申告のヒアリングは時間がとられます。そこで、税理士業務改善のためのアプリとして、確定申告ヒアリング整理アプリをご紹介します。この確定申告ヒアリング整理アプリは、税理士事務所向けの業務効率化ツールです。個人事業主が質問に答えるだけで必要な情報が自動的に整理され、税理士側には論点・不足資料・確認事項がまとめられた状態で届きます。だから、時短につながるよ!というものです。

確定申告シーズンになると、多くの税理士事務所が共通の課題に直面します。それは、個人事業主からの情報収集とヒアリング業務の非効率性です。
限られた期間の中で、数十件・数百件の顧客から必要な情報を漏れなく収集し、適切な申告書を作成する。この一連のプロセスにおいて、最も時間がかかり、かつミスが発生しやすいのが初期のヒアリング段階です。


「必要な資料が揃わない」
「何度も追加で質問しなければならない」
「顧客ごとに聞くべきことが違う」
「スタッフによってヒアリングの質にばらつきがある」

上記のような問題は、多くの事務所で慢性化しています。そして、放置されています。

だから、定型化できることを、カタチにして運用できる「確定申告ヒアリング整理アプリ」をおすすめしています。税理士事務所さまの業務効率化支援のツールなので、ご活用いただけると幸いです。本記事では「確定申告ヒアリング整理アプリ」について、ご紹介していきます。なお、このアプリはwebアプリです。ご相談はこちらから


従来の確定申告のヒアリングが抱える構造的な問題

確定申告、わりと、家庭レベルにも落ちてきています。ですが、実際は、個人事業主向き合いが多いですね。マンションオーナーとかもそうですしね。IT系のフリーランスの方も増えてきているのが、現実です。税理士の方々も、ここらへんの分やの課題も意識されてきているようです。


面談時間の制約と情報収集の限界

従来の確定申告業務では、顧客との面談時間が限られているため、その場で聞き取れる情報に限界があります。

1時間の面談枠を設けたとしても、実際には雑談や関係構築に時間を使い、肝心のヒアリングが不十分になるケースも少なくありません。

さらに、顧客が必要な資料を持参し忘れたり、その場では答えられない質問があったりすると、後日の追加連絡が発生します。

メールや電話でのやり取りが増えれば増えるほど対応工数は膨らみ、確定申告期の業務負荷はさらに高まっていきます。


スタッフのスキルに依存するヒアリング品質

ベテラン税理士であれば、顧客の業種や状況に応じて的確な質問を投げかけ、必要な情報を引き出すことができます。しかし経験の浅いスタッフの場合、何を聞くべきか、どこまで深掘りすべきかの判断が難しく、ヒアリング漏れが発生します。

こうした属人性の高さは事務所全体の業務品質を不安定にし、顧客満足度のばらつきにもつながります。

標準化されたヒアリングプロセスがなければスタッフの育成にも時間がかかり、事務所の成長を妨げる要因となります。


資料回収の管理が煩雑

確定申告に必要な資料は多岐にわたります。賃貸契約書、車検証、クレジットカード明細、通帳のコピー、領収書──顧客によって必要な資料は異なり、それらを的確に指示し回収状況を管理することは容易ではありません。

Excelやメモで管理している事務所も多いですが、顧客数が増えるほど「誰が何を提出していないか」「何を追加依頼すべきか」が見えにくくなります。

結果として、申告直前になって資料が足りないと慌てる事態が毎年繰り返されます。



シンプルに言えば、量が多ければ、管理も大変って話になってくるわけです。だから、webアプリ活用しましょう~という話になるんです。


確定申告ヒアリング整理アプリの全体像

確定申告ヒアリング整理アプリの基本的な流れは以下の通りです。

  1. 税理士事務所が顧客の業種に応じた質問テンプレートを選択
  2. 顧客にヒアリング用のリンクを送付
  3. 顧客がスマートフォンやパソコンから、チャット形式で質問に回答
  4. 回答内容と添付資料を基に、AIが論点・資料・確認事項を自動整理
  5. 税理士側のダッシュボードに整理されたヒアリングシートが表示
  6. 税理士が内容を確認・編集し、面談や申告業務に活用

この仕組みにより、顧客は自分のペースで回答でき、税理士側は整理された情報を受け取ることができます。


業種別テンプレートと分岐機能

個人事業主の業種は多様であり、コンサルタント、物販事業者、飲食店経営者、インフルエンサーなど、それぞれ確認すべき論点が異なります。アプリには業種別の質問テンプレートを用意できるようになっており、顧客の回答に応じて次の質問が自動的に分岐します。

たとえば「自宅を事業に使っていますか?」という質問に「はい」と答えた場合、家事按分に関する詳細な質問が続きます。「いいえ」と答えた場合はその質問がスキップされます。

この分岐機能により、顧客は自分に関係のない質問を受けることなくスムーズに回答でき、税理士側も必要な情報だけを効率よく収集できます。


AIによる自動整理機能

顧客が回答を完了すると、AI技術を活用して以下の内容が自動生成されます。

事業概要の整理:売上の種類、主な取引先、働き方などが要約され、事業の全体像が短時間で把握できます。

論点の整理:家事按分、減価償却、専従者給与、インボイス対応、在庫管理など、税務上の判断が必要な論点の整理がされます。

追加ヒアリング質問の生成:「車両費が例年より高いため、新車購入の有無を確認してください」といった、税理士が次に確認すべき具体的なポイントが提示されます。

リスクメモの作成:税務調査で指摘されやすいポイントや、注意が必要な取引がメモとして出力されます。


上記は、AI接続機能を活用する場合です。


システム導入の事例

適切に設計された確定申告ヒアリング整理アプリは、以下のような効果をもたらします。

▼中小税理士事務所(スタッフ4名・個人事業主顧問先50件)

■導入背景
確定申告期になるたびに、スタッフ全員が顧客対応に追われ残業が常態化。
経験の浅いスタッフによるヒアリング漏れが頻発し、所長が毎回再確認に時間を取られていた。
申告直前に慌てて、バタバタすることも。。。


■施策・取り組み
  • 個人事業主50件のうち、まず30件を対象に確定申告ヒアリング整理アプリを試験導入
  • 顧客の業種(物販・コンサル・フリーランス等)に応じたテンプレートを選択し、招待リンクをメールで送付
  • 顧客はスマートフォンからチャット形式で回答・資料を添付
  • 税理士側ダッシュボードで未回答・不足資料・要確認を一元管理

■成果
  • 初回面談時間:平均60分 → 平均30分(50%短縮)
  • 資料の追加提出が必要だった件数:全体の40% → 15%(62%減)
  • 確定申告期の残業時間:前年比30%削減
  • ヒアリング漏れによる所長の再確認作業:ほぼゼロに
  • 顧客アンケートで「準備すべき内容が明確でわかりやすかった」という回答が多数

別のお客様からの声としては、
「次年度から60%の顧客への展開を計画しています。また、アプリで蓄積されたデータを活用し、顧客の業種ごとの特徴や経年変化を分析することで、より付加価値の高い税務アドバイスの提供も検討しています。アプリ導入により、スタッフが本来の税務業務に集中できる環境が整ったので今後は事務所の規模拡大も視野に入れてる」とホクホク顔でお話しをいただきました。



確定申告ヒアリング整理アプリは、一般的な共有サーバでも動くシステムです。DB(mysql)とPHPで稼働しています。アクセス量が多かったり、よりセキュアな環境を目指す場合は、AWSやGCPなどのクラウドサーバがいいですが、コストを抑えて運用もできるのです。御社の要望に沿って、インフラ環境の調整が可能なように設計されています。

なお、確定申告ヒアリング整理アプリは、企業ごとにカスタマイズしてご提供しています。そのため、ブランディングのために、フロント画面に企業ロゴやサービスロゴの配置も可能です。クロト側で、サーバを取得して、その環境にシステムを設置しての提供も可能です。したがって、御社で、専門のITに詳しい人材などを確保する必要もありません。オペレーションをする方がいれば、問題ありません。システムの運用保守をアウトソーシングしていただくことも可能です。

AI接続の場合は、接続するAIのサービスによって、コストが別途かかります。利用量に応じた料金が発生しますので、ご注意ください。


株式会社クロト では、約20年、多くの企業様、団体様に、システムやwebサイトの構築・運用サービスなどを提供してきました。

ほかのSI(システムインテグレータ)や、web制作会社とは異なる点は、
①webシステム開発やサーバインフラに関する知見・ノウハウ
②SEO対策やSNS、ネット広告・オウンドメディア制作による集客や効果測定
③スピーディーで堅実な対応(例えば、HTMLメルマガを依頼翌日に制作して納品など)

さまざまな業界、プロジェクトで、多くの実績、事例を積んできています。システム開発において、延べ予約数10万件以上の予約システム、数万~数十万単位の会員DBを持つサイトを統合するプロジェクトや、映画踊る大捜査線3の公式ホームページの企画・開発・運用、飲料メーカーの業務システムの再構築プロジェクト、超大型CMSでのホームページのリニューアル、サブスク型の販売システム開発、大手メーカーさま向けに、shopifyを活用したECサイトなどを経験してきています。

さまざまな業界知識を持っていることの一例として、クロトは、人材紹介、人材派遣の免許も持っています。また不動産においては、社内に、宅建士もおり、会社として、不動産業 賃貸 売買 仲介 の許可もえています。

90%以上のお客様が、リピートで依頼してくださります。継続してお取引いただけている理由は、スピードと、真面目に安定したアウトプットが出せてきたことが背景にあると思っています。ポータルサイトや、業務システム予約システムポイントシステム検索システムオウンドメディアECサイト制作などのご提供をしてきました。


ご依頼、ご相談は、お問い合わせフォームより、御社のサービス、商材、URL、要望、導入目的、ご予算、希望納期、オンラインでのMTG希望など、具体的な情報を記載のうえ、ご送付ください。明文化が難しい場合は、オンラインMTGでのすり合わせも可能です。お問い合わせフォームより、お気軽にお声がけください。遅くとも、2~3営業日程度で、ご返信できると思います。

今すぐ、業務の効率化を始めませんか?お問い合わせフォームはこちらから!



確定申告ヒアリング整理アプリ サービス概要

確定申告ヒアリング整理アプリのサービス概要をご紹介します。

確定申告ヒアリング整理アプリは、テスト環境・本番環境の2環境をご用意します。テスト確認できるようにするためです。

PHP、mysqlをベースに稼働するため、これが動く環境が必要です。アクセス数が多くなりそうな場合は、事前にご相談ください。

デザインもカスタマイズ可能です。納品物としては、プログラムファイル、画像ファイルをご提供しております。サーバに設定してのご納品となります。

以下では、確定申告ヒアリング整理アプリの開発で実施することや、あわせてご提供可能なサービスなどもご紹介します。

  • 仕様設計
  • ワイヤーフレーム作成
  • サーバ設定
  • ドメイン設定
  • SPFレコード、DMARCレコード設定
  • テスト
  • webデザイン
  • ホームページ連携
  • 検証環境の構築
  • AI連携
  • プログラム開発
  • PHPのバージョンアップ
  • SQLのバージョンアップ
  • 定期的な運用、プログラム保守
  • サーバ保守
  • システム利用トレーニング
  • マニュアル作成
など

確定申告ヒアリング整理アプリは、PHPや、webサーバ、mysqlなど、各種ソフトやインフラを活用します。そのため、オープンソースのPHPやmysqlなどは、セキュリティアップデートをしていく必要があります。ソースの修正を行うことで、脆弱性の穴を埋めることも必要になっていきます。常に、新しく!することがセキュリティの基本です。

そのため、システム保守の導入を推奨しております。

また、VPN経由で、社内のIPアドレス経由でしか使わないようにするなどの設定も可能です。退職者が出た時用に、パスワードの変更や、アカウントの削除なども管理画面などから可能です!

【その他】
クラウドサーバVPSサーバでの展開も可能。インフラ、検証環境、テスト環境構築などもご相談ください
サーバの代行取得、ドメインの代行取得、追加機能もお気軽にご相談ください。

※システム化で、より鮮度の高い情報を。新卒採用サイト制作
※webや新規事業などで役立つ壁打ちサービス ご提供中です。
サジェスト表示の対策で、社名ブランディングの強化。「御社名 ブラック」の非表示へ
月額3,000円~ 離脱防止ポップアップ 登場。離脱率を高め、CVへと誘う


確定申告ヒアリング整理アプリ 導入の流れ 

【主な流れ、ヒアリング事項】
 1.実施したい内容、ドメイン、インフラ環境などを教えてください
 2.環境や、業務範囲などをご相談させてください
 3.実施方法を検討して、ご提案、お見積もり
 4.御契約
 5.画面構成作成や、実装

スケジュール的には、すんなりいくと、ご契約から1~2か月程度での導入も可能です。

もちろんカスタマイズ内容にもよります。

詳細はお問い合わせください。




確定申告ヒアリング整理アプリ 料金 費用感

確定申告ヒアリング整理アプリの費用についてご説明します。

確定申告ヒアリング整理アプリ 料金 費用感

料金は、御社の仕様に合わせて開発するため、都度のお見積りとなります。

費用感のイメージとしては、ヒアリングテンプレートを作成して、回答&AIでの整理といった基本的な流れで、数十万円~で考えていただければと思います。

上記の中で、インフラや、サーバなどの別途コスト要件も発生します。

詳細はお問い合わせください。

なお、ヒアリングページは、スマホから、操作ができるよう、すべての画面が、レスポンシブデザインで構成します。

スマホから管理画面も操作できるので、移動途中などでも、書き込みができるのでスピーディーなオペレーションに貢献します!




確定申告ヒアリング整理アプリ よくある質問

確定申告ヒアリング整理アプリなどで、よくある質問 をまとめました

このアプリは税務ソフトと競合しますか?
いいえ、競合しません。確定申告ヒアリング整理アプリは、申告書の作成ではなく、その前工程である情報収集と整理に特化しています。現在お使いの税務ソフトとそのまま併用いただけます。
 
ITに不慣れなスタッフでも使えますか?
はい、問題ありません。税理士側の管理画面は、テンプレート選択と顧客への招待リンク発行が主な操作です。顧客向けの入力画面もLINEのようなチャット形式のため、特別なITリテラシーは不要です。
 
顧客(個人事業主)がアプリに慣れていない場合はどうすればいいですか?
招待リンクをメールやLINEで送るだけで始められます。顧客側はアプリのインストール不要で、スマートフォンのブラウザからそのまま回答できます。回答途中で中断しても、再開できる仕組みになっているため、顧客への負担を最小限に抑えられます。
 
既存のサーバにいれてもらうこともできますか?
サーバの環境にもよりますが、PHP、mysqlが扱えるサーバであれば、基本的には、対応可能です。
 
業種別テンプレートはどのくらい用意できますか?
ご要望によりますが、コンサルタント、物販、飲食店、フリーランス、インフルエンサーなど、主要な個人事業主の業種に対応した6つのテンプレートを用意を想定しています。また、事務所独自の質問項目を追加・カスタマイズすることも可能です。
 
AIが生成した整理シートの精度はどの程度ですか?
AI自体が、日進月歩なので、どんどん精度はあがります。顧客の回答内容を基に、追加ヒアリング質問を自動生成しますが、あくまで税理士の判断を補助するものです。生成されたシートは税理士側で確認・編集できるため、そのまま使うのではなく、業務の下書きとしてご活用いただくことを想定しています。
 
顧客の財務情報や個人情報のセキュリティは大丈夫ですか?
通信の暗号化(SSL)、アクセス制限、データの適切な管理を実装しています。税理士事務所での利用を前提とした設計のため、個人情報・財務情報の取り扱いには十分な配慮を行っています。詳細なセキュリティ仕様については、お問い合わせください。
 
運用支援、プログラム保守も依頼可能?
はい、可能です。お気軽にご相談ください
 
顧客が「後で回答する」「わからない」と答えた場合はどうなりますか?
未回答・不明の項目はダッシュボード上で一覧管理されます。税理士側管理画面で、リマインド通知を出すことや、顧客にリマインド通知を送ることも可能です。回答が揃っていない状態でも、整理シートの生成は行えるため、面談前の事前確認資料として活用できます。
 
導入にあたって、既存の顧客管理システムとの連携は必要ですか?
ご要望にもよりますが、基本、既存システムとの連携は必須ではありません。スタンドアローンで導入・運用が可能です。将来的に既存の顧客管理システムや税務ソフトとの連携を希望される場合は、別途ご相談ください。
 
確定申告以外の業務にも使えますか?
現時点では確定申告ヒアリングに特化した設計ですが、質問テンプレートのカスタマイズ次第で、年末調整や法人決算のヒアリングにも応用できる可能性があります。具体的なご要望があれば、お気軽にご相談ください。
 
地方からでも、【家事代行向け】写真付き作業報告システムの相談できますか?
はい。地方からでもご依頼可能です。オンラインMTGなどでご相談させてください


レポートシステム開発 実績 事例

確定申告ヒアリング整理アプリを含め、過去に行った情報整理やレポート系システム開発の事例、実績についてご紹介します。
  • 飲料メーカー 業務システム
  • コンサルティング会社 顧客レポートシステム
  • 家庭用設備管理会社 レポートシステム
  • 不動産管理会社 レポートシステム
  • 広告代理店 顧客管理システム
  • ビルメンテナンス レポートシステム
  • 人材コンサルティング レポートシステム
  • 人材紹介業 面談マッチングシステム
  • 広告代理店 業務マッチングシステム
  • 空調清掃会社 アンケートまとめレポートシステム
  • イベント会社 見積もり取得システム
  • 託児 シッター派遣会社 保護者へのレポートシステム
  • 駐車場管理会社 物件検索、稼働状況レポートシステム
  • 不動産仲介会社
  • 不動産ポータルサイト
  • ホテル 予約サイト
  • 民泊予約サイト
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