2020.04.27
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マニュアル作成について、ご提案させていただいています。マニュアルといっても、実は、いろいろあります。システムのマニュアル、運用のマニュアル、フローのマニュアルなど、実はさまざまあります。クロトでは、web更新システムや、システムに関する運用定義、インハウスでの広告運用業務の運用定義や、運用改善のMTGも含めて、マニュアル作成の業務を行っています。クロト内でも、大量の作業ログ、履歴を残すようにしており、その過程の1つで、お客様にご提供しております。クロトでは、創業以来、15年以上もの間に、数多くのシステムの構築を行ってきました。その過程で、たくさんの業務やシステム、webツールに触れてきて、そのオペレーションのコンサルティングやお手伝いをさせていただいてきました。そんな中で、お客様の要望で多かったものの１つとして、既存システムや新規に作るシステムの操作マニュアルや、業務マニュアルを作ってほしいというご要望でした。そのシステムの使い方がわからないから、という理由もありましたが、やはり、ドキュメント化をすることで、「誰でも」扱える組織体制を作る、というのが目的でした。もちろん、そんなご要望に応じて、クロトでは、多くのマニュアルを作成し、提供してきております。システムを作ったり、ホームページをリニューアルしたり。時代は、DXを促す時代です。しかし、「導入」できても、そこまでしか、投資をしないケースが多いのも現実です。多くの人が利用できるような「手配」「体制」を構築してこそが、DX化です。マニュアル制作は、まさに、ここです。誰もが使える環境へと近づけていくためのツールなのです。ただ、マニュアルといっても、業務マニュアルであれば、業務を知らなければ作ることはできません。その場合は、お打ち合わせを重ねて、業務フローをまとめていくコンサルティングなどもさせていただき、業務マニュアルを提供してきたこともあります。一方で、システムの操作マニュアルなどは、既存システムのヘルプでは不足している、あるいは、ない部分を、業務にフィットさせて、マニュアルを作ったりしたケースもありました。一例ですが、あるCRMシステムで、登録するオペレーターの方が、海外の方が増えてきて、日本語のシステムなので、それを海外の方にもわかるように翻訳したヘルプ、マニュアルを制作したこともあります。このように、マニュアルは、そのことに携わる人が理解できるように、そして、業務が効率化できるように制作することを大切に考えております。そのため、クロトでは、マニュアルの表現方法にも、いろいろな方法をご用意しております。たとえば、先ほど例にあげたように、多言語対応の表現も可能です。英語などで翻訳して、マニュアルを制作することも可能です。最近では、海外ビジネスの展開をされているケースも多くなってきています。クロトでは、大手企業様のシステムマニュアルにおいて、そういった英語マニュアルの制作もさせていただいております。運用定義のマニュアルは、フローや、関係者、かかる時間、運用で伝えるべき情報を明確化していくこともあります。テンプレート化していくことで、その業務の効率性を上げていくことを主眼に行えます。情報整理のスキルが高くないと、なかなか踏み込めない箇所なので、一般的なweb制作会社では、対応できないケースも多いです。かといって、システム開発会社だと、システムではないので、業務として受けてもらえないケースが多いです。コンサルティング会社に依頼しようとすると、高額になりますし、広告代理店に依頼すると、求めていた成果物とは異なったマニュアルができてしまうケースが散見されます。また、webマニュアルという形式をとることも可能です。この場合、自社で編集できるように、CMS化したシステムとしてご提供することも可能です。編集はできなくてもいいというケースも、webマニュアルは対応しています。webマニュアルのメリットは、リンクが張られるので、対象のページへの遷移がしやすいことや、言葉などの説明がわかりやすくなること、そして、紙と違って紛失やバージョン管理、普及をさせやすいことにあります。これによって、月間の社内サポート対応時間が削減され、稼働時間が大幅に削減されたというお話もいただきました。今まで、3人で対応をしていた話が、2人体制でも十分になったというお話もいただきました。１５０％の業務効率改善につながった事例の１つです。もう１つ事例をご紹介します。webマニュアルをスマートフォンで見やすく展開。消費者向けのwebマニュアルとして、展開したケースもあります。各種製剤、薬品などを、外、フィールドで使用する商品の場合は、スマホで見られると非常に便利です。動画とセットにすることで、より便利になります。使い方紹介で、効率よく商品を使ってもらえると、お客様にとっても、節約になるため、満足度もあがります。このように、製品の利便性向上につながることで、お客様の笑顔をいただけるのです。この延長線上にあるのが、wikiを活用したwebマニュアルです。イントラサーバの中に、wikiを構築して、wikiでマニュアルの更新、掲載をしていくシステムです。wikiで、webマニュアルを作ると、更新しやすい、わかりやすい、検索しやすい、など、さまざまなメリットが出てきます。また、比較的安価に導入ができるのが、大きなセールスポイントですね。wikiでのマニュアル制作については、wikiマニュアルなどの構築の専用ページでもご紹介しています。一方で、wikiだと、更新の方法がわからない、得意ではないというケースもあります。背景には、wikiの場合、タグなどが出てくるから、、、というものです。また、イントラ内にwikiを設置することが難しいというのもあります。そこで、wordpressを活用してのwebマニュアルも増えています。wordpressの場合、管理画面を日常的に見られている方も多いので、操作方法において、迷わないというのがあるようです。とはいえ、社外の方から、見られてしまうと、困ってしまう！というケースもあります。そこで、wordpressを会員用ページで制作して、それによって、社内の方（会員）だけが、マニュアルを閲覧できるようにする仕組みも実装可能です。wordpressで実装する場合は、サーバも比較的対応しやすく、また、設定方法さえ、しっかりしておけば、バックアップやセキュリティ対策においても、課題は少なくなります。消費者向けのサイトではないので、トラフィックも気にしなくていいですし、管理画面での更新もしやすい状況が作れます。また、マンガやイラストでのマニュアル制作も可能です。消費者向けの説明であれば、わかりやすい、イメージしやすいものが、お客様サービスとしては良いですよね！マンガを活用することで、利用シーン別マニュアルなども作成できます。また、FAQだけにマンガを活用するということもできます。一般の方に見せるものとして作成する上で、マンガやイラストによる説明は、非常にわかりやすくなります。マニュアルの表現方法としては、アニメーションはまだ多くはないですが、マンガやアニメーションを活用すると、よりわかりやすくなるのはイメージつきますよね！この手法を生かしたマニュアルの１つに、動画マニュアルというものもあります。動画で操作手順などを記録したマニュアルです。動画マニュアルの最大の強みは、言語の壁を越えることができるのも強みです。動画マニュアルの場合、特定ユーザーだけに見せたい！！といったセグメントをかけての表示もできます。有料会員向けのサポートでは、動画マニュアルなどの展開もできるわけです。動画マニュアルは、既存作業のログをとってあげていくかんじでもいいと思いますよ！最近では、PCの操作を、録画するソフトウェアが、windowsのPCなら標準的に入っていることも増えてきました。マニュアル 動画制作には、うってつけですね。クロトのマニュアル制作は、企画・提案・編集・デザイン・ライティング・イメージ画像作成・マンガ・イラスト・動画など、お客様のご要望にお応えしながら、時には、ヒアリングを重ねながら、進めております。ぜひ、マニュアルの制作、デジタル化などをお考えの際、ご相談ください。
【実施の流れ】・制作するマニュアルについてのヒアリング・表現方法の確認：マンガ、動画、イラストの活用など・お見積り、ご提案※ホームページ制作の詳細→ホームページ制作ならクロト※問い合わせを増やす→企業サイト制作の詳細へ※通常のスマホ向けECサイト製作の詳細→スマホ向けECサイト製作の詳細へ※わかりやすいECサイトなら→ECサイト製作の詳細へ※決済サービスの導入は→決済システム導入の詳細へ※毎日見るオウンドメディアを作る→ライフ記事付オウンドメディア制作※運用型の新卒採用メディアなら→新卒採用サイト制作の詳細へ
業務マニュアルの制作、システムのマニュアル制作、webサイトの更新マニュアル制作などで よくある質問 をまとめました。
・ディストリビュータ向け webアルバム操作マニュアル・飲料メーカー 基幹システム 操作マニュアル・流通会社向け 業務マニュアル・製薬会社向け CMS運用マニュアル・食品メーカー向け web運用マニュアル・飲料メーカー向け システム運用マニュアル・出版社向け データ変換マニュアル・PR会社向け CMS操作マニュアル・慈善団体向け CMS操作マニュアル・スポーツ施設向け システム操作マニュアル・ホテル向け 業務運用マニュアル・web制作会社向け コンテンツ更新業務マニュアル・広告代理店向け 入稿管理システム操作マニュアル・美容サロン向け 予約管理システム操作マニュアル・ポータルサイト向けCMS操作マニュアル・会員制美容サロン業務マニュアル・食品メーカー向けweb更新マニュアル・コスメメーカー 英語版マニュアル
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