請求書や見積書など帳票の発行、管理、コンバートなどのシステム開発

2020.04.27

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オンラインで請求書や見積書発行＆管理するシステムで業務効率を改善

見積もり～請求書につながる業態分析でマーケティング強化⇒受注増加へ

エクセルやファイルメーカーなどで請求書や見積書を発行、管理されている企業の経営者の方、経営企画、管理部門ご担当者の方、必見です！クロトでは、請求書や見積書など帳票の発行、管理、コンバートなどのシステム開発を行っておりますが、クロトで、提供する帳票管理システムは、他社との違いとして、こんなポイントがあります。

まずは、当たり前ですが、請求書や見積書の管理をオンラインで行うことができます。これにより、お客様から見積書を速く出してほしい！といった依頼や、請求書をなくしてしまったから、すぐに再発行してほしい、といったご要望にすぐに対応ができるようになる上、オペレーションコストが下がります。

また、クロトでは、帳票管理システムのポイントの１つとして、この見積書から請求書へ昇格する内容や業態、商品を追えるような仕組み作りを行っております。これによって、どんな商品が売れていたのか、売れやすいのか。どんな業態にささるのか、といった部分の分析につなげることができます。現場の営業マンであれば、この商品が売れているんだな～といった肌感覚を持つことはできますが、マーケティング部門だと、わざわざ、この情報を集めにいったりしないといけなくなります。また、その後、数字の分析をするなどのタスクも発生してきます。しかし、クロトで提供する帳票管理システムであれば、そういった分析も、管理画面上から行うことが可能です。特に、BtoBサービスや、商品が多い業態なら、もってこいのシステムとなっております。

そして、最後のポイントが、これら請求書や見積書を発行するシステムを元に、課金システムなどへの連動ができるようになるというメリットです。本来であれば、銀行振替などにしておいたほうが課金しやすいサービスなども、この帳票管理システムと連動させることで、他社の決済代行システムとの連携をさせて、自動的な課金ができるようになります。もちろん、全銀システムと連携できるようなCSVにエクスポートすることも可能です。また、課金だけではなく、年賀状や引越しなどの挨拶DM、営業DMなどのデータ元にすることもできるようになるので、繰り返しの接触、商品紹介の元となるDBにすることも可能です。

セキュリティ面は大丈夫なんだろうか、とお思いであれば、WAFやクラウドサーバ、SSLを活用して、高いセキュリティレベルを持つこともできるようになります。実際に、多くのクラウド型の請求書システムは、そういったクラウドサーバを活用したセキュリティ展開がされています。

システムとしてはシンプルで、もちろん、エクセルやファイルメーカー、会計システムのほうがいいというケースもありますが、営業視点で、どう収益につなげるか、マーケティングを進めるか、といった観点でもお考えください。最近導入された企業様では、原価の部分の改革でご利用いただいており、原価の高騰や不正が起きないようにするための経営陣の判断にも活用されているようです。帳票管理システムを導入することで、業務効率の改善もはかれるはずです。ぜひ１度ご検討ください。